Véritable pierre angulaire de l’entreprise, le système d’information fournit les connaissances indispensables à son bon fonctionnement. Des procédures métiers aux décisions stratégiques, il répond aux problématiques en mettant en lien les données et ressources disponibles, qu’elles soient humaines, matérielles ou immatérielles. Pour maintenir sa performance et ainsi optimiser la productivité globale de l’entreprise, le SI doit faire l’objet d’une évolution constante. Mener à bien cette tâche requiert une planification et une organisation solides, difficiles à obtenir sans outils de pilotage de projet efficaces. Cet article met en lumière 7 avantages à utiliser un logiciel de suivi de projet pour atteindre vos objectifs en lien avec votre SDSI.
1. Optimiser la vue et la maîtrise sur tous vos projets et ses composants
Comment organiser les activités à court, moyen et long terme, si les données existantes ne permettent pas de les prioriser ? Sans vision globale du portefeuille de projets, les ressources risquent d’être mal orientées. Certains chantiers importants peuvent être mis à mal par un manque de personnel temporaire ou au contraire, un élément accessoire du SI peut se voir allouer une attention démesurée.
Les outils de pilotage de projet ont été conçus pour éviter ces écueils grâce à diverses fonctionnalités, comme le diagramme de planification GANTT, le plan directeur des activités ou encore les tableaux de bord de gestion de projets. En modélisant l’organisation des informations, ces dispositifs permettent d’obtenir une vue idéale de l’ensemble des projets en cours et à venir, tout en prenant en compte les tâches récurrentes qui ont souvent tendance à monopoliser l’attention.
La planification s’en trouve automatiquement optimisée et les ressources mieux exploitées. Au final, c’est toute l’entreprise qui gagne en productivité.
2. Améliorer l’alignement entre vos intervenants et collaborateurs sur vos projets
Produire vite et mieux passe par une bonne communication entre les diverses personnes impliquées dans les projets SI. L’alignement s’avère donc être un enjeu de taille. Un logiciel de planification de projet permet de rassembler sur une même et unique interface tous les éléments indispensables à la réalisation de l’ensemble des intégrations et mises à jour en cours. Les données sont accessibles à tous, à tout moment, rendant les procédures de travail plus efficaces.
De manière plus concrète, un outil de pilotage de projet inclut des fonctionnalités de collaboration comme le gestionnaire de tâches, qui offre la possibilité d’avoir un suivi au plus près de la réalité. Pour garder en permanence un œil sur les progrès réalisés, il est également possible d’évaluer l’avancement d’un projet en fonction de chaque intervenant. C’est un excellent moyen de réagir rapidement en cas de surcharge et de redistribuer les rôles si besoin.
Autre point essentiel : la gestion des ressources humaines. Un logiciel de gestion de projet permet d’établir une cartographie précise des compétences qui aide à mieux identifier et répartir les rôles de chacun. C’est donc un outil indispensable à l’évaluation des compétences manquantes et à la mise en place de stratégie de recrutement.
3. Acquérir un outil de prévision stratégique
Gérer une entreprise, c’est avant tout prévoir. Il semble donc indispensable de s’équiper d’outils de pilotage de projet donnant les moyens d’anticiper leur mise en place avec réalisme. La cartographie des activités et des ressources permet d’identifier avec précision les possibilités en lien avec le SI, en fonction des collaborateurs disponibles et du matériel informatique mobilisable.
Rassemblées et mises en relation dans des tableaux de bord, les données sont facilement interprétables et offrent une vue d’ensemble de la situation du portefeuille projets. Il est alors possible de déployer une stratégie assurant une gestion adaptée des ressources existantes sur le long terme.
En parallèle, des fonctionnalités d’aide à la décision permettent de poursuivre les objectifs fixés. Grâce aux simulations et rapports statistiques, les projets à prioriser deviennent une évidence et la stratégie peut s’élaborer dans les meilleures conditions.
4. Simplifier le stockage, la consultation et l'échange de données concernant vos projets
Le temps des multiples logiciels ou tableaux difficiles à mettre en lien est révolu. Pour être performante, une entreprise doit désormais se reposer sur un outil de conduite de projet unique, pouvant gérer l’intégralité des informations utiles à la mise en œuvre des réalisations en cours et en prévision.
Un outil de gestion de projet prend en charge l’ensemble des données en lien avec les projets SI :
- Documents
- Fichiers
- Plannings
- Heures travaillées
- Tâches en cours et effectuées
- Cartographies
- Suivis budgétaires
- Etc.
Tous les intervenants ayant un accès direct à ces données peuvent effectuer des recherches et des échanges d’informations de manière fluide. Il est donc beaucoup plus facile pour les équipes de collaborer et d’optimiser les tâches quotidiennes, pour aller vers toujours plus de productivité.
5. Positionner le SI comme pilier du développement de l’entreprise
Collecter, stocker, diffuser et sécuriser efficacement les données est aujourd’hui devenu un enjeu majeur des entreprises. De fait, une activité dont le SI n’est pas optimal ne peut ni fonctionner correctement ni croître.
Car pour accomplir leur travail de manière idéale et permettre un développement global de l’entreprise, les équipes ont besoin d’avoir accès à des données lisibles. Les collaborateurs doivent pouvoir naviguer avec aisance dans le système d’information, que ce soit pour rechercher des procédures métiers, des outils collaboratifs ou des données client.
Pour offrir à l’équipe chargée du SI toutes les chances de réussir sa mission, un outil de pilotage de projet performant se montre indispensable. Nul ne peut prendre le risque de créer des dysfonctionnements importants dans l’entreprise à cause d’informations manquantes ou mal exploitées.
6. Augmenter la maîtrise des coûts projets
Au cours de la réalisation d’un projet, les coûts peuvent s’envoler rapidement si les dépenses manquent de visibilité et de suivi. Une solution de gestion de projet est équipée de fonctionnalités permettant une planification et une gestion budgétaire précise, menée étape par étape.
Grâce à des tableaux dédiés, il est possible de suivre en temps réel les dépenses planifiées, déjà engagées et encore disponibles pour chaque élément du projet. On peut également planifier et organiser les heures réalisées par chaque intervenant sur les différentes étapes du projet. Cet outil participe activement à l’utilisation optimum des ressources financières.
7. Appuyer la transition numérique de l’entreprise
La transformation digitale est un chantier gigantesque mis en place par la majorité des entreprises depuis maintenant plusieurs années. L’énergie et les ressources déployées pour atteindre cet objectif sont cependant utilisées à bon escient : la 3e édition du baromètre Croissance et Digital des PME et ETI réalisé par l’ASCEL en 2019 révèle que les entreprises qui se sont lancées dans la transition numérique ont 2,2 fois plus de chance de croître que celles qui ne l’ont pas fait1.
Avec les outils de pilotage de projet, les entreprises facilitent la numérisation de leur SI et intègrent de nouvelles données avec une efficacité jamais atteinte. Ces améliorations constantes participent à l’avancement vers la dématérialisation totale de leur activité.
Utiliser un logiciel de gestion de projet tel que Ekialis Pilot présente de nombreux avantages qu’il devient difficile d’ignorer. Pour développer leur activité, les entreprises doivent aujourd’hui utiliser des solutions performantes et adaptées aux exigences actuelles. Les données jouent un rôle fondamental dans leur gestion globale : les organiser et les rendre accessibles à l’ensemble des collaborateurs est une priorité qui nécessite un soutien logiciel à la hauteur de l’enjeu.
