Un logiciel de cartographie SI est un outil permettant de représenter graphiquement la structure, le contenu et les flux du système d'information, et plus généralement du patrimoine d'une entreprise ou d'une organisation institutionnelle. Une telle solution présente de nombreux avantages. La visualisation des données du SI permet une meilleure compréhension de celui-ci : les liens de dépendance entre les éléments apparaissent plus clairement, les dysfonctionnements sont plus facilement repérés, les risques peuvent être évalués avec efficacité et la cohérence des processus améliorée.
Au final, c'est la performance globale de la structure qui est optimisée à travers une faculté de prise de décision accrue, une meilleure communication et une gestion de projets plus fluide.
1.Amélioration de la sécurité
Dans un contexte de transformation numérique de la société qui nous amène à repenser nos modes de vie et de communication, les attaques informatiques sont de plus en plus nombreuses et complexes. L’accélération récente du développement du télétravail augmente encore l’impact de ces risques. Donner confiance à ses collaborateurs, ses partenaires et ses clients/usagers est devenu un enjeu métier essentiel. La cartographie devient alors un outil fondamental à la sécurité et la maîtrise du système d’information.
Elle permet d’avoir connaissance de l’ensemble des composants du SI et d’obtenir une meilleure lisibilité de celui-ci en le présentant sous différentes vues.
Ainsi, l’élaboration d’une cartographie du système d’information s’intègre dans une démarche générale de gestion des risques et répond à quatre enjeux de sécurité numérique :
- La maîtrise du système d’information grâce à une vision commune et partagée du système d’information au sein de l’organisation qui facilite la capitalisation d’expérience et la prise de décision grâce à un langage simple et visuel, ce qui permet de manière générale d’assurer le maintien en condition de sécurité et d’améliorer le niveau de maturité de l’organisme en matière de sécurité numérique.
- La protection du système d’information par l’identification des systèmes les plus critiques et les plus exposés et l’anticipation des chemins d’attaque possibles sur ces systèmes, facilitant la mise en place des mesures adéquates pour assurer leur protection. Dans un contexte de marché de l’emploi contraint, la cartographie permet aussi d’externaliser la connaissance des intervenants pour se prémunir contre la perte de connaissance en cas de départ, comme de faciliter l’appropriation des nouveaux collaborateurs.
- La défense du système d’information, en permettant de réagir plus efficacement en cas d’incident ou d’attaque numérique, de mieux qualifier les impacts et de prévoir les conséquences des actions défensives réalisées ou d’un changement ;
- La résilience du système d’information grâce à l’identification des activités clés de l’organisme permettant de définir un plan de continuité d’activité
2.Amélioration de la prise de décision
Dans une entreprise, prendre des décisions revient à faire les meilleurs choix à partir des informations externes et des données internes. Pour être exploitées correctement, ces dernières doivent faire l'objet d'une hiérarchisation et d'une mise en relation permettant l'analyse profonde de la situation qu'elles reflètent.
Représentation visuelle des données et de la structure de l'entreprise
Un outil de cartographie a pour principal objectif de traduire des données textuelles et chiffrées en langage graphique. Cette représentation visuelle facilite la compréhension de la structure du système d'information à tous les niveaux : patrimoine immobilier et matériel, parc informatique, applications, flux de données, fournisseurs, etc. Les données sont mises en relation et se montrent plus faciles à manipuler et à ordonner, car, dès lors que la cartographie est dynamique, chaque changement sur un élément se répercute automatiquement sur les éléments liés.
Facilitation de l'analyse des informations et identification des opportunités.
Une fois le système d'information cartographié, les différentes parties prenantes peuvent avoir une lecture transversale des actifs de l'entreprise et ainsi mieux saisir les enjeux liés à chacun d'entre eux : les risques et la sécurité, l'optimisation des processus, l'obsolescence de certains éléments, etc. Il est alors plus facile de prioriser les chantiers à mener, de simuler les impacts des changements et de détecter les opportunités stratégiques.
La cartographie peut par exemple permettre d'identifier une application trop coûteuse au regard de son utilisation, ou source de perte de temps car mal intégrée.
3. Optimisation de la communication et de la productivité
La cartographie est un outil collaboratif qui présente l'avantage de donner à tous un référentiel unique et évolutif.
Chacun peut le consulter pour mieux comprendre la structure et les modifications du système d'information. Les données circulent mieux et la productivité augmente naturellement.
Clarification des rôles et responsabilités
L'outil de cartographie du SI permet de modéliser les fonctions métiers, les flux et les processus. L'ensemble du personnel peut y être recensé avec pour chaque poste la description des missions, des rôles dans les projets et des responsabilités. Il est donc aisé de retrouver les personnes concernées par tel ou tel problème rencontré.
Cette clarification des fonctions couplée à la définition des processus de travail aide à fluidifier la communication tout en offrant la possibilité d'optimiser ce système difficile à appréhender sans outil spécifique.
Facilitation de la collaboration et de la coordination entre les équipes
Travailler efficacement avec les membres de son équipe et en collaboration avec les autres services d'une structure publique ou privée demande un partage de la connaissance.
Un logiciel de cartographie du système d'information offre de la visibilité sur les données à maîtriser pour coordonner le travail et aligner les équipes. Celles-ci comprennent mieux les contraintes temporelles ou matérielles des autres services et peuvent s'adapter davantage aux fonctionnements de chacun.
4. Meilleure gestion des projets
Pour favoriser la croissance d'une entreprise, les activités en cours et à venir doivent être maîtrisées, aussi bien financièrement que temporellement. À un niveau plus élevé de l'organisation, le portefeuille de projets doit être géré avec une idée constante de priorisation et d'affectation optimale des ressources.
Un logiciel de cartographie permet de mieux appréhender les changements et leurs impacts, facilitant ainsi un pilotage réaliste du portefeuille projets.
Meilleure maîtrise des projets
La cartographie SI est un outil évolutif qui permet de cartographier des éléments à venir, non encore existants. Ainsi, les équipes peuvent y documenter les impacts de chacun de leurs projets, les organiser par étape avec une trajectoire réaliste, pour atteindre une cible qui deviendra la cartographie réelle une fois le projet terminé.
À chaque avancée du projet, la cartographie permet de visualiser les éléments modifiés. Il est alors plus facile de visualiser les conséquences de chaque action, de mesurer leur risque et donc de prendre les bonnes décisions.
Identification et résolution rapide des problèmes
Le maintien en condition opérationnelle, comme la gestion des changements, nécessite d’anticiper les problèmes potentiels. Les déceler en amont et en identifier les impacts améliore la qualité de service et une communication intelligible.
Grâce à une cartographie complète du système d'information, les chefs de projet peuvent plus facilement prévoir les défaillances qui pourraient porter préjudice à leur planification : problèmes de compatibilité des logiciels nécessaires à l'exécution de certaines tâches, délais imposés trop courts par rapport aux impacts, risques trop importants sur la sécurité des données, impossibilité de recevoir les livraisons de fournisseurs avant une certaine date, etc.
Un outil de cartographie est donc un élément essentiel de la bonne mise en place du maintien en condition opérationnelle et des projets : il permet de rassembler et d'ordonner l'intégralité des éléments matériels et immatériels de l'entreprise. Il offre également la possibilité de créer des dépendances entre ceux-ci afin d'anticiper les impacts lorsqu'une modification apparaît sur l'un d'entre eux.
Un logiciel de cartographie SI présente l'avantage de rassembler toutes les données de l'entreprise sur une seule et même interface tout en rendant leur lecture facile et rapide. C'est un outil souple et dynamique qui apporte une aide précieuse à la décision à tous les niveaux de l'entreprise : sécurité, risque, respect des normes, processus, équipements, logiciels, ressources humaines, etc. C'est aussi une solution digitale facilitant la communication entre les collaborateurs grâce à un référentiel unique sur lequel chacun peut se reposer pour effectuer ses missions : les responsabilités sont plus claires et la coordination plus performante. Enfin, la cartographie est un outil indispensable à la gestion de projets : elle permet de suivre leur évolution et leur impact sur le reste de l'organisation. Il est aussi d'une grande utilité pour détecter les divers blocages qui ponctuent la vie d'un projet.
Au final, une solution de cartographie est un outil apportant un réel gain de temps aux équipes d’une part, tout en permettant d’activer de nombreux leviers d’économie (optimisation ou massification des contrats, décommissionnement de certaines infrastructures ou applications, standardisation, rationalisation, …)
La mise en place d'une cartographie qualitative au sein de l'entreprise ne fait donc plus débat. Elle se montre aujourd'hui indispensable, quels que soient la taille et le secteur de l'organisation.
EKIALIS Explore est une solution de cartographie du système d'information dynamique permettant de mieux connaître, protéger et exploiter son patrimoine dans un objectif d'optimisation de la performance.
Pensé pour un usage quotidien, EKIALIS Explore est un outil facile d'accès, construit à partir de l'expérience sur le terrain : grâce à sa simplicité d’appropriation et d’usage, maîtriser, analyser et restituer les données de l'entreprise devient une activité accessible à tous.
