Qu'est-ce que la gestion des risques?
En gestion de projet, la gestion des risques est l’étape permettant d’identifier les différents risques potentiels liés au projet afin de les devancer, d’évaluer leur probabilité et de minimiser leur impact.
La gestion des risques intervient dès le début du projet et son suivi ne s’achève qu’une fois le projet terminé. La réussite d’un projet tient entre autres dans l’évaluation et la gestion de ces risques. Cette étape est rendue possible grâce à un ensemble d’outils et de méthodes mis en place permettant de prendre des mesures préventives. En matière de gestion efficace des risques, on retrouve 4 grandes étapes détaillées ci-dessous :
- L’identification des risques
- L’analyse et l'évaluation des risques
- Le suivi et le contrôle des risques
- La maitrise des risques
Identification des risques d'un projet
Les risques peuvent mettre à mal la réussite d’un projet. Gérer ces risques et les identifier sont des étapes cruciales en matière de gestion de projet. Tous secteurs confondus, il existe des risques potentiels communs :
- Les risques financiers : mauvaise évaluation du budget, dépassement du budget…
- Les risques liés au planning : mauvaise évaluation de la timeline, délai trop court, retard des livrables…
- Les risques techniques : manque d’outils et de moyens techniques, projet trop complexe…
- Les risques sociaux : mauvaise répartition des tâches et de la charge de travail, mauvaise communication…
- Les risques juridiques : risques contractuels, réglementaires, litiges, risques liés aux actifs…
- Les risques intrinsèques au projet : manque de budget, objectifs inatteignables…
- Les risques opérationnels : cyberattaque, piratage des données, fraude…
Chacun de ces risques nécessite des mesures spécifiques et adaptées. Mais comment les identifier ? La communication est la clé. Pour pouvoir les identifier, il faut à la fois interroger les parties prenantes, les différents membres de l’équipe de gestion de projet, mais aussi les collègues qui ne participent pas forcément au projet, mais qui peuvent avoir de l’expérience en gestion des risques. Un brainstorming peut également être d’une grande utilité ainsi que la consultation des rapports d’anciens projets afin de voir quels ont été les risques rencontrés et/ou évités.
Une fois tous les risques identifiés, ceux-ci doivent être compilés dans un registre des risques.
Analyse et évaluation des risques d'un projet
Suite à l’identification des risques, il va ensuite falloir les évaluer et analyser pour comprendre la probabilité qu’ils apparaissent en cours de projet et le potentiel impact qu’ils peuvent avoir sur le projet (souvent représenté par « fréquence » et « gravité »).
Une analyse de risques approfondie permet de mesurer quel sera l’impact de chaque risque sur le projet (délai, budget, manque de ressources…). Pour calculer le taux de risque, il est recommandé d’utiliser une matrice des risques.
La matrice ou cartographie des risques permet de représenter visuellement les risques encourus, d’évaluer leur criticité ainsi que de les classifier et les hiérarchiser. Cela permet également de mettre en relation les différents risques liés au projet. C’est un outil essentiel en matière de gestion de projet qui facilite grandement la communication et sa présentation peut prendre différentes formes comme un diagramme ou encore un tableau.
Quelle que soit la forme, la cartographie des risques indiquera d’un côté la probabilité d’occurrence de 1 à 4 :
- 1 = Risques avérés
- 2 = Risques potentiels
- 3 = Risques présumés
- 4 = Risques inconnus
Et d’un autre côté l’impact :
- 1 = Impact mineur
- 2 = Impact majeur
- 3 = Impact critique
- 4 = Impact catastrophique
Cette analyse va ensuite permettre de réaliser une évaluation des risques et de mettre en place un plan d’action pour anticiper et gérer chaque risque efficacement et rapidement.
Prioriser vos risques vous permettra de gérer stratégiquement votre projet en allouant le budget et les moyens nécessaires uniquement aux risques qui en ont vraiment besoin.
Suivi et contrôle des risques d'un projet
Une fois les risques identifiés et hiérarchisés, il est nécessaire d’attribuer à chacun d’entre eux une personne responsable. Cela permettra de réagir efficacement et rapidement en cas de problème au cours du projet. La personne attribuée au risque étant la plus à même de le gérer, et surtout de résoudre le problème. Chaque personne responsable devra également assurer le suivi des risques au fur et à mesure du projet. Il est important de faire un point fréquemment avec l’équipe pour s’assurer du bon déroulement du projet et éventuellement anticiper une évolution des risques ou identifier les nouveaux risques. Il est recommandé par ailleurs de tenir à jour le registre des risques afin qu’il soit actualisé en temps réel.
Maîtriser les risques d'un projet
La mise en place de mesures préventives est primordiale dans la gestion des risques de projet afin de les atténuer voire de les éviter complètement. La maitrise des risques nécessite une stratégie qui devra être élaborée pour chacun des risques afin de pouvoir réagir rapidement et limiter l’impact sur le projet. En fonction de son caractère, plusieurs approches et actions sont possibles pour gérer le risque :
- Éliminer le risque : en l’anticipant, car le risque est jugé trop dangereux pour la réussite du projet
- Transférer le risque : en l’attribuant à un tiers afin que celui-ci puisse agir sur le risque grâce à ses compétences
- Réduire le risque : pour limiter la probabilité du risque de se produire et ses répercussions
- Accepter le risque : seulement si les répercussions du risque sont moindres et n’impacteront pas l’entièreté du projet
Les bénéfices de la gestion des risques
Vous l’aurez compris, le processus de gestion des risques est une étape primordiale dans la gestion de projet qui vous permet d’assurer sa réussite. Elle est intrinsèquement liée à la gouvernance d’entreprise et toutes petites ou grandes entreprises devraient en tenir compte lors d’une gestion de projet. En respectant son processus d’identification et d’évaluation des risques, ces bénéfices sur votre projet seront nombreux :
- La gestion des risques améliore la planification de votre projet
- Elle anticipe tous les potentiels risques et les futures prises de décision
- Elle limite donc l’impact des risques sur le projet
- Elle vous permet de gérer stratégiquement votre budget
- Elle permet de respecter plus facilement les délais définis pour le rendu du projet
La gestion des risques avec EKIALIS Pilot
EKIALIS Pilot est un logiciel de gestion de projet adapté à la gouvernance des entreprises. Il est un véritable outil d’aide à la décision, et facilite le pilotage de portefeuille projets : la hiérarchisation et la priorisation des tâches s’effectuent facilement, notamment grâce aux tableaux de bord très intuitifs, favorisant un gain de temps considérable dans l’élaboration d’un projet.
Grâce à la visibilité qu’il apporte sur le projet en cours, EKIALIS Pilot permet également de gérer les risques de projet simplement. Son utilisation permet entre autres d’éviter certains des risques les plus courants comme un problème lié au délai ou encore une mauvaise répartition des tâches.
L’interface simple et intelligible permet d’avoir une vision globale sur l’état d’avancement du projet, de répartir les ressources, d’anticiper les risques et de développer des stratégies adaptées. Avec EKIALIS Pilot, la planification, la gestion des risques, et le suivi de projet deviennent chose aisée !
