Conseil N° 1 : Définir les objectifs du projet
En gestion de projet, la première étape est de définir clairement les objectifs.
Tout comme votre maison, vous ne voudriez pas que votre projet s’écroule ? Aussi évident que cela puisse paraitre, définir chaque phase du projet revient donc à poser les « fondations ».
Les objectifs correspondent à la finalité recherchée à l’issue du projet et aux résultats attendus.
Pour les définir, on peut s'appuyer sur la méthode SMART. Derrière cet acronyme se cache 5 principes auxquels il est nécessaire de penser :
- Spécifique : les objectifs doivent être clairs, précis et non trop généralistes du type « je souhaite augmenter les ventes de mon produit ».
- Mesurable : les objectifs doivent être chiffrables, ce qui va permettre de suivre l’évolution du projet.
- Acceptable : les objectifs doivent être réalisables, en accord avec les compétences de votre équipe. Vouloir augmenter ces ventes de 90% peut paraitre trop ambitieux par exemple.
- Réaliste : (à ne pas confondre avec acceptable) vos objectifs doivent être pertinents et en accord avec les attentes de l’entreprise et du client.
- Temporellement défini : le calendrier a énormément d’importance. Il convient de définir une date d’échéance finale, ainsi que les différents paliers ou jalons du projet.
Conseil N° 2 : Établir un plan de projet détaillé
Réaliser un plan de projet vous permet d’organiser votre projet de manière détaillée avec une ligne de conduite à suivre. C’est une véritable feuille de route qui vous suivra tout au long du projet. Cela vous évitera entre autres de vous disperser et de perdre du temps sur certaines tâches.
Le plan de projet se compose de tous les éléments intrinsèques au projet. Les ressources, les livrables et les délais doivent en faire partie. Le plan doit être organisé de manière hiérarchique et chronologique, afin d’avancer de manière efficace.
Le plan de gestion de projet permet également à tous les participants de comprendre clairement le processus, à quel moment ils doivent intervenir et pour quel rôle.
Conseil N° 3 : Sélectionner une équipe de projet compétente
La réussite d’un projet tient notamment à l’équipe mise en place. La constitution de l’équipe débute par la nomination d'un chef de projet qui devra disposer de bonnes compétences managériales. Il sera soutenu par le sponsor du projet.
Ensuite, il est essentiel de choisir des profils de collaborateurs qui possèdent les compétences nécessaires au projet ou pouvant apporter de la valeur ajoutée. Enfin, la communication est primordiale à la fois pour entretenir une dynamique de groupe positive, mais aussi pour mieux accompagner le changement auprès de l'ensemble des collaborateurs.
Conseil N° 4 : Gérer les risques de manière pro active
La gestion des risques est une partie intégrante de la gestion de projet. La nature du risque peut prendre différentes formes : humain, matériel, juridique, technique...
En anticipant, en analysant les risques liés au projet et en prévoyant des solutions adaptées, les dépassements de coûts, de délais et de manque de ressources peuvent notamment être évités. La gestion pro active des risques permet de limiter la survenance du risque et limiter son impact s'il arrive tout de même.
Conseil N° 5 : Communiquer efficacement avec les parties prenantes
Les parties prenantes ont un impact indéniable sur la gestion de projet, elles peuvent être internes ou externes (la personne ou l’entreprise à l’origine du projet, l’équipe projet, l’équipe support, les prestataires, les collaborateurs non impliqués dans le projet, …).
Il est essentiel de maintenir des relations satisfaisantes et constructives avec ces parties prenantes afin d’accroitre la réussite du projet. Pour cela, il est surtout du rôle du chef de projet et du sponsor d’impliquer les parties prenantes au bon moment, de les écouter, de les informer et de prendre en compte les risques auxquels elles peuvent être confrontées tout au long du projet (cf. Conseil N°4 : Gérer les risques de manière proactive).
Conseil N° 6 : Respecter le budget
Ne pas dépasser le budget alloué au projet est un challenge délicat. Pour veiller à ne pas dépasser les limites du budget, il est important d'avoir défini au préalable un budget de projet relatant les différents postes de dépenses, les échéances correspondantes en prenant en compte les différents risques de dépassement. Pour minimiser ces risques, un plan budgétaire peut également être utile. Plus le plan sera détaillé, plus vous aurez de chance de maitriser les coûts tout le long du projet. Dans ce plan budgétaire, il est nécessaire d'inscrire notamment en quoi ce poste de dépenses peut aider à la réussite du projet et servir au moins l'un de ses objectifs.
Le plan budgétaire permettra donc de s’assurer que chaque dépense prévue est utile au bon déroulement du projet. Pour vous aider à bâtir ce plan, il faudra prendre en compte les objectifs, les parties prenantes, les ressources, les livrables… Et aussi prévoir un budget en cas d’imprévu.
Conseil N° 7 : Gérer les délais de manière rigoureuse
Le délai...Un autre facteur lui aussi souvent redouté en gestion de projet. Le plan de management des délais ou l'échéancier du projet est la composante nécessaire pour vous assurer de respecter le calendrier de votre projet et de rendre les livrables dans les temps. La définition du chemin critique est aussi utile pour paralléliser ce qui peut l'être et identifier les contraintes de dépendance entre les tâches.
Un planning doit donc être élaboré et détaillé. Il doit indiquer dans quel délai chaque tâche doit être effectuée, dans le respect de l'échéance globale du projet.
Conseil N° 8 : Être ouvert aux changements
La flexibilité et l’adaptabilité sont deux grandes qualités qui participent à la réussite d’un projet. Quel que soit le niveau de préparation, l'imprévu est systématique. Ainsi, dans une telle situation, le chef de projet et son équipe doivent être capables de s'adapter, de trouver des solutions adéquates et de disposer des bons éléments pour prendre les bons arbitrages. Il est en particulier important de prévoir des réunions au cours du projet pour faire le point et s'assurer que le projet reste dans le plan initial ou traiter les imprévus.
Conseil N° 9 : Maintenir une documentation détaillée
La recherche d'information et la réalisation de documentation sont parties intégrantes de la gestion de projet. La documentation permettra d'éclairer les besoins du projet, les objectifs définis, les tâches à réaliser par chaque collaborateur, le budget à suivre, les comptes rendus de réunions, les informations légales...
Toute modification dans le projet doit également être documentée. Activité chronophage, c’est pourtant un point important qui vous permettra de gagner du temps, notamment lorsque vous aurez besoin d’une information précise, mais aussi dans la gestion de vos futurs projets. Consulter le rapport des risques d’un projet précédent peut par exemple vous apporter de l’aide sur le projet actuel.
La gestion de projet permet d’optimiser le déroulement d’un projet du début à la fin. Comme vous pouvez le constater à la lecture de ces 9 conseils, plusieurs facteurs sont à prendre en compte pour mener à sa réussite : les objectifs, les ressources humaines et matérielles, les délais, le budget, la gestion des risques, la documentation…
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